Hồ sơ, hợp đồng, chứng từ là tài sản của doanh nghiệp. Một hệ tủ hồ sơ đủ chỗ, đúng kích thước file và đặt đúng chỗ giúp tìm tài liệu nhanh, văn phòng gọn và an toàn hơn. TBF tổng hợp kích thước chuẩn, 5 loại tủ hồ sơ và cách chọn giữa tủ gỗ và tủ sắt.
Kích thước tủ hồ sơ chuẩn
Kích thước tủ nên bắt đầu từ loại file đang dùng. Phổ biến nhất ở văn phòng Việt Nam là file còng A4 gáy 5–7 cm và hộp đựng hồ sơ.
| Thông số | Kích thước gợi ý | Ghi chú |
|---|---|---|
| Chiều sâu tủ | 400–450 mm | Vừa file A4 đặt đứng |
| Chiều cao mỗi ngăn | 330–350 mm | Vừa file còng A4 đứng |
| Tủ thấp | 700–800 mm | Mặt tủ dùng làm bàn phụ, đặt máy in |
| Tủ cao | 1.800–2.000 mm | Với tới ngăn trên cùng không cần ghế |
| Tủ kịch trần | Theo chiều cao trần | Ngăn trên cùng để hồ sơ lưu trữ ít dùng |
5 loại tủ hồ sơ
1. Tủ thấp đặt cạnh bàn
Cao ngang bàn làm việc, đặt sát bàn để cất tài liệu hay dùng; mặt tủ đặt máy in, văn phòng phẩm.
2. Tủ cao cánh mở hoặc cánh kính
Phần dưới cánh kín có khóa để hồ sơ quan trọng, phần trên cánh kính hoặc ô mở để file hay dùng.
3. Tủ kịch trần chạy dọc tường
Tận dụng tối đa bức tường, chứa nhiều hồ sơ, trông gọn như một mảng vách gỗ. Hợp phòng kế toán, phòng giám đốc.
4. Hộc tủ di động
Hộc 3 ngăn có bánh xe, đặt dưới bàn, có khóa. Mỗi nhân viên một hộc để giấy tờ cá nhân.
5. Tủ hồ sơ kết hợp vách ngăn
Tủ hai mặt vừa chứa hồ sơ vừa ngăn khu làm việc với khu tiếp khách, tiết kiệm diện tích làm vách.
Văn phòng cần chứa bao nhiêu hồ sơ?
Gửi mặt bằng và số lượng file ước tính, TBF gợi ý hệ tủ phù hợp trong ngày làm việc (T2–T7, 7:30–17:00).
Tủ hồ sơ gỗ hay sắt
| Tiêu chí | Tủ gỗ công nghiệp | Tủ sắt sơn tĩnh điện |
|---|---|---|
| Thẩm mỹ | Ấm, nhiều màu, đồng bộ bàn và vách | Đơn giản, kiểu công nghiệp |
| Kích thước | Làm theo kích thước tường, kịch trần | Theo kích thước sẵn có |
| Chịu ẩm, mối mọt | Tốt với ván chống ẩm, dán cạnh kín | Tốt, nhưng dễ gỉ nếu tróc sơn |
| Phù hợp | Phòng giám đốc, kế toán, văn phòng tiếp khách | Kho lưu trữ, phòng hồ sơ ít khách |
Với văn phòng tiếp khách, tủ gỗ làm theo kích thước giúp không gian đồng bộ hơn. Kho lưu trữ hồ sơ lâu năm có thể dùng tủ sắt hoặc kệ sắt cho tiết kiệm.
Bố trí và phân loại hồ sơ
- Hồ sơ dùng hằng ngày đặt ở tầm tay, cao 700–1.600 mm.
- Hồ sơ lưu trữ, ít dùng đặt ngăn trên cùng hoặc tủ kho.
- Hồ sơ mật như hợp đồng, chứng từ để ngăn có khóa.
- Dán nhãn gáy file theo năm và phòng ban để ai cũng tìm được.
- Tủ cao nên bắt cố định vào tường để an toàn.
Kết hợp tủ hồ sơ với bàn làm việc cùng màu và vật liệu giúp văn phòng gọn và chuyên nghiệp hơn.
Câu hỏi thường gặp
Tủ hồ sơ sâu bao nhiêu là đủ?
Khoảng 400–450 mm là vừa file A4 đặt đứng. Tủ đựng hộp lưu trữ lớn có thể cần sâu hơn.
Tủ hồ sơ gỗ có chắc bằng tủ sắt không?
Tủ gỗ dùng ván dày, đợt có nẹp chống võng và phụ kiện tốt vẫn chịu tải hồ sơ tốt. Ngăn dài trên 900 mm nên có vách đỡ giữa.
TBF có làm tủ hồ sơ theo kích thước riêng không?
Có. TBF khảo sát, thiết kế 3D và sản xuất tủ hồ sơ đồng bộ với bàn làm việc tại nhà máy Xuân Phú.
Bảo hành bao lâu?
Sản phẩm TBF được bảo hành 24 tháng kể từ ngày bàn giao. Xem chính sách bảo hành.
Nhận tư vấn tủ hồ sơ văn phòng miễn phí
Điền form ngay bên dưới, nhắn Zalo OA hoặc gọi trực tiếp. TBF phản hồi trong ngày làm việc.
Nhận tư vấn và báo giá miễn phí
Để lại tên và số điện thoại, TBF gọi lại tư vấn trong ngày (T2–T7, 7:30–17:00). Cần gấp, gọi 0903 069 088 hoặc nhắn Zalo. Ô có dấu * là bắt buộc.